Disse retningslinjene er utarbeidet i tråd med verdipapirfondforskriften § 2-20 – 2-23, og skal gjennomgås på årlig basis.
Henvisning: Retningslinje for interessekonflikt i Landkreditt konsern.
Bakgrunn
Landkreditt Forvaltning skal identifisere mulige interessekonflikter som kan oppstå i virksomheten, og som kan være til skade for verdipapirfondene som selskapet forvalter. Selskapet skal videre beskrive hvilke rutiner og tiltak som er iverksatt for å hindre eller håndtere disse.
Identifikasjon av mulige interessekonflikter
Interessekonflikter mellom Landkreditt Forvaltning og verdipapirfondene
Det kan oppstå mulige interessekonflikter dersom selskapet på egne vegne handler samme verdipapirer som selskapet kan handle på vegne av fondene. Landkreditt Forvaltning vil imidlertid ikke handle direkte i enkeltpapirer.
Interessekonflikter mellom ansatte i Landkreditt Forvaltning og verdipapirfondene
Det kan oppstå mulige interessekonflikter dersom selskapets ansatte for egen eller nærståendes regning handler samme verdipapirer som selskapet handler på vegne av fondene. Som et tiltak for å forhindre slike interessekonflikter, har selskapet i tråd med Verdipapirfondenes Forenings bransjeanbefaling «Personlige transaksjoner i forvaltningsselskap for verdipapirfond» utarbeidet interne retningslinjer for ansattes personlige transaksjoner. Ansattes kjøp og salg av enkeltpapirer må forhåndsklareres, og ansatte kan ikke utføre personlige transaksjoner via verdipapirforetak (meglere) som Landkreditt Forvaltning benytter i sin virksomhet. (Dette gjelder imidlertid ikke dersom den ansatte benytter disse (og andre) megleres nettbaserte løsninger for handel i finansielle instrumenter).
Interessekonflikter mellom person som har direkte eller indirekte eierskap i Landkreditt Forvaltning og verdipapirfondene
Selskapets eiere kan ha en annen interesse enn verdipapirfondene når det gjelder resultatet av utøvelse av virksomhet, og kan potensielt påvirke dette gjennom styredeltagelse. En slik mulig interessekonflikt håndteres ved at minimum 1/3 av selskapets styremedlemmer skal representeres av fondenes andelseiere, som skal sørge for at andelseiernes interesser ivaretas.
Interessekonflikter mellom verdipapirfondene som Landkreditt Forvaltning forvalter
På nåværende tidspunkt har henholdsvis tre av våre rentefond (forvaltes av samme person) og to av våre aksjefond (forvaltes ikke av samme person) delvis sammenfallende investeringsunivers, og kan således handle de samme verdipapirene. Dette betyr at det foreligger en risiko for at det kan oppstå mulige interessekonflikter mellom fondene. For å forhindre slike potensielle interessekonflikter, har selskapet iverksatt følgende tiltak:
- Interne transaksjoner mellom to fond som forvaltes av samme person, skal forhåndsklareres av Investeringsdirektør (Adm.dir)
- Alle handler skal ha megler som motpart. Dette gjelder også i tilfeller der fondene handler i samme verdipapir i motfase til hverandre
- Dersom to fond som forvaltes av samme person skal handle i samme verdipapir, skal ordrene legges inn hos megler samtidig. Dersom ordren ikke blir fylt, skal underdekningen fordeles pro rata.
- Dersom det samme verdipapiret handles i to fond som forvaltes av samme person mot samme megler, og handlene gjøres på ulik kurs, skal forvalter redegjøre for dette.
Interessekonflikter ved at en og samme person er ansvarlig for både risikostyringsfunksjonen og compliancefunksjonen i Landkreditt Forvaltning
Uklart skille mellom rollene:
En mulig interessekonflikt kan være at rollene går over i hverandre, og det kan være vanskelig å skille mellom hva som er relatert til risk og hva som er relatert til compliance.
Prioritering av ressurs og tidsbruk:
En mulig interessekonflikt kan være at tids – og ressursbruken for den ene rollen går på bekostning av den andre.
Kontroll av eget arbeid:
En mulig interessekonflikt kan være at personen kontrollerer oppgaver som han/hun selv har utført.
Håndtering av mulige interessekonflikter:
Rollefordelingen i selskapet er detaljert beskrevet i relevante interne rutiner og retningslinjer, og utførte arbeidsoppgaver/ kontrollaktiviteter dokumenteres og loggføres.
Begge rollene er kontrollfunksjoner, og oppgavene som kontrolleres utføres i førstelinjen.
Compliance og risk ansvarlig rapporterer direkte til styret, og compliance og risk rapporteres i to separate skjemaer. Dette er også to separate punkter i notat til styret.
Månedlig risikorapport for fondene rapporteres til selskapets adm.dir.
På kvartalsvis etterkontrollerer adm.dir arbeidet på complianceområdet.
Informasjon til Landkreditt Forvaltnings ledelse og andelseiere
Dersom de ovennevnte rutiner og tiltak ikke er tilstrekkelige for å forhindre at interessekonflikter oppstår, skal selskapets administrerende direktør omgående informeres slik at nødvendige tiltak kan settes i verk og sikre at selskapet opptrer i samsvar med verdipapirfondenes og andelseiernes interesser. Andelseierne skal i så tilfelle informeres om beslutningene og begrunnelsen for dem gjennom et varig medium.